Plataforma de gestão organizacional do Serviço de Anestesiologia da ULSEDV
Esta aplicação destina-se exclusivamente à gestão organizacional interna do Serviço de Anestesiologia: disponibilidades para turnos adicionais, plano de atividades (Planeamento), trocas de turnos entre colegas, pedidos de férias, CGS e folgas, comunicação de outras ausências legalmente previstas e comunicação com a coordenação sobre estes assuntos. Não deve ser utilizada para qualquer outro fim.
Não se escrevem dados de doentes na aplicação — em nenhum campo, em nenhuma mensagem. A plataforma organiza pessoas e turnos, não atos clínicos.
Os dados recolhidos (nome, email, número interno de colaborador, sigla, disponibilidades, plano individual e pedidos) são tratados unicamente para efeitos de organização e planeamento interno do serviço. Não são partilhados com terceiros.
Ao aceitar estes termos, o utilizador aceita expressamente partilhar com a aplicação os dados relativos ao seu plano individual, disponibilidades para turnos adicionais, férias, comissões gratuitas de serviço e outras ausências.
Por princípio de minimização de dados, as outras ausências legalmente previstas são registadas apenas pelo período (início e fim), sem indicação do motivo — a plataforma não distingue doença, licença ou outra causa. A base de dados é alojada na União Europeia.
O que os colegas veem de si: nome, sigla, número, categoria, se está ativo e o contacto (extensão) que tiver preenchido — é o que faz a grelha do plano ser legível. Não veem os seus saldos de férias, o seu horário base, o seu regime de excepção nem as suas respostas sobre objeção de consciência; esses campos são visíveis apenas a si, à administração e a quem aprova férias.
A aplicação tem um canal de mensagens escritas entre cada pessoa e a coordenação, para assuntos de serviço: férias, escala, adicional, ausências. Não existem conversas entre colegas — não é possível escrever a outro utilizador.
Quem lê: a conversa é lida por toda a coordenação, não por uma pessoa em particular. Qualquer administrador pode abrir, ler e pesquisar todas as conversas de todos os utilizadores, e pode iniciar uma conversa consigo. Não há conversas privadas com um administrador específico.
Recibos de leitura: fica registado quando cada mensagem foi lida, e essa informação é mostrada a quem a escreveu. Não há indicador de presença nem de escrita.
Não é possível editar nem apagar uma mensagem depois de enviada. Não se anexam ficheiros nem imagens — só texto.
Conservação: uma conversa sem atividade é fechada automaticamente ao fim de 30 dias e é apagada 90 dias depois do fecho. Ao ser apagada, desaparece para ambos os lados.
Vale aqui, com particular força, a regra geral: não escrever dados de doentes. Use iniciais, o número da sala ou a hora — nunca nome, número de processo ou diagnóstico.
Poderá receber notificações por email relacionadas com a sua conta, com a publicação e alteração do plano e com pedidos (aprovações, trocas).
Poderá também receber notificações no telemóvel ou no computador (push), se as ativar — é opcional e desliga-se a qualquer momento no dispositivo ou na aplicação. Só recebe notificações quem as tiver ativado.
Entre elas está um aviso diário, ao início da noite, com a escala do dia seguinte. Esse aviso não é enviado quando está a meio de um turno que atravessa a meia-noite.
As notificações de mensagens nunca levam o texto da mensagem — indicam apenas o título e o assunto da conversa, para que o conteúdo não fique visível no ecrã bloqueado do telemóvel.
O registo dos envios (a quem, quando, se chegou) é guardado por 30 dias no caso das notificações no dispositivo e por 90 dias no caso do email, apenas para diagnóstico de falhas de entrega.
Aos médicos especialistas é apresentado um questionário sobre objeção de consciência (intervenções eletivas com recusa de transfusão e interrupção voluntária da gravidez). Ao aceitar estes termos, o utilizador autoriza expressamente a recolha e o registo das suas respostas, que são utilizadas exclusivamente para fins de planeamento em conformidade — assegurar que o objetor não é escalado para os atos a que objeta. As respostas são visíveis apenas à administração do serviço, podem ser alteradas pelo próprio a qualquer momento na ficha individual e não são utilizadas para nenhum outro fim.
Se ativar a sincronização, é criado um link pessoal secreto com o seu plano individual. Quem tiver esse link consegue consultar o seu plano — não o partilhe. Ao subscrever no Google Calendar ou Apple Calendar, os seus turnos passam a estar armazenados nesses serviços, sujeitos às políticas de privacidade respetivas. Pode invalidar o link a qualquer momento gerando um novo. A ativação exige uma confirmação expressa no primeiro uso, registada na sua conta (data) — o link só é criado depois dessa confirmação.
Deve criar uma password exclusiva para esta aplicação, diferente das suas outras passwords profissionais ou pessoais.
Nunca partilhe a sua password com colegas, administradores ou qualquer outra pessoa. O administrador não tem acesso à sua password e nunca a solicitará.
Em caso de suspeita de acesso não autorizado, altere a sua password imediatamente na secção Conta.
Cada utilizador é responsável pela informação que introduz — disponibilidades, pedidos de ausência e trocas propostas ou aceites. Assegure-se de que reflete a sua situação real.
Nada fica guardado indefinidamente. A eliminação é automática, corre todas as noites e não depende de ninguém se lembrar:
Disponibilidades para turnos adicionais — 1 ano depois do processo a que respeitam.
Turnos atribuídos — 3 anos depois do processo. A contagem acumulada (a conta corrente) mantém-se, sem o detalhe.
Pedidos de férias, CGS e outras ausências — 5 anos depois da data de fim, por imposição legal do registo de tempos de trabalho e ausências.
Plano mensal — 5 anos depois do fim do mês: versões gravadas, marcações de leitura e PDF publicados.
Trocas de turnos — 6 meses depois da data do turno trocado.
Conversas com a coordenação — 30 dias sem atividade até ao fecho, mais 90 dias até serem apagadas.
Cirurgias com restrição de transfusão — 90 dias depois da intervenção.
Registos de envio de emails e notificações — 90 e 30 dias, respetivamente.
Quando é registada uma data de saída, a conta é desativada nessa data e deixa de permitir entrada.
Um ano depois, a conta é anonimizada automaticamente: nome, email, sigla, contacto, horário base e as respostas sobre objeção de consciência são apagados, tal como as subscrições de notificações e o link de calendário. O que resta são registos de serviço sem pessoa identificável associada.
Pode, a qualquer momento, consultar e corrigir os seus dados na ficha individual, alterar as respostas sobre objeção de consciência, desligar as notificações no dispositivo e invalidar o link de calendário.
Para pedir acesso, correção ou eliminação de dados que não consiga tratar dentro da aplicação, use o contacto abaixo.
A aceitação destes termos fica registada na sua conta (data e versão). Se os termos forem atualizados, ser-lhe-á pedida nova aceitação no login seguinte.
Para questões relacionadas com a aplicação ou com os seus dados, contacte o administrador através de anestesiaulsedv@gmail.com.